آئین نامه تشکیل و اداره جلسات هیأت مدیره نظام پزشکی

به منظور تحقق اهداف سازمان نظام پزشکی ایران و اجرای وظایف و اختیارات تعیین شده در قانون تشکیل سازمان مذکور مصوب 25/1/1383 مجلس شورای اسلامی ایران این آئین نامه تصویب و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا می باشد.

ماده 1: تعاریف

1.هیأت رئیسه: متشکل از رئیس ، نایب رئیس اول ، نایب رئیس دوم و دبیر است که نواب رئیس و دبیر با رأی اکثریت نسبی اعضای هیأت مدیره برای مدت دو سال انتخاب می شوند.

تبصره 1: نصب رئیس هیئت مدیره بر اساس ماده 13 قانون تشکیل سازمان نظام پزشکی و ماده 33 آئین نامه انتخابات هیات های مدیره ، شورای عالی و رئیس کل سازمان نظام پزشکی می باشد.

تبصره 2: به استناد تبصره 2 ذیل ماده 13 قانون تشکیل سازمان نظام پزشکی عزل رئیس هیات مدیره شهرستانها می تواند به پیشنهاد اکثریت نسبی اعضاء هیات مدیره (6 نفر در هیات مدیره 11 نفره و 9 نفر در هیات مدیره 17 نفره) توسط رئیس کل صورت بگیرد.

2. رسمیت جلسات و مصوبات : جلسات با حضور دوسوم اعضا (8 نفر در هیات مدیره 11 نفره و 12 نفر در هیات مدیره 17 نفره) رسمیت یافته و مصوبات با رای اکثریت نسبی اعضای حاضر دارای اعتبار است.

تبصره: در صورتی که تعداد اعضاء هیات مدیره نظام پزشکی شهرستان بدلیل فوت، استعفاء یا غیبت غیرمجاز کاهش یابد و تعداد اعضای علی البدل هم کفایت ترمیم ترکیب هیات مدیره را ننماید به شرطی که به استناد بند 2 تبصره ذیل ماده 15 قانون سازمان نظام پزشکی شرایط انحلال هیات مدیره را هم نداشته باشد هیات مدیره موجود بقاء داشته و جلسات با حضور دو سوم اعضاء دارای رسمیت بوده و مصوبات نیز با رای دو سوم اعضای حاضر در جلسه دارای اعتبار است.

3.تشکیل و اداره جلسات : تشکیل جلسات به عهده دبیر و اداره جلسات به عهده رئیس و در صورت عدم حضور وی به عهده نایب رئیس است.

4.غیبت : به معنی عدم حضور در جلسات می باشد.

5.غیبت موجه:  به غیبتی اطلاق می گردد که فرد با ذکر دلایل موجه به دبیر حداقل 48 ساعت قبل از تشکیل جلسه ، عدم امکان حضور خود را در جلسه اعلام نماید.


 ماده 2: سیاست ها و خط مشی ها

  1. تشکیل جلسات به صورت هدفمند در راستای تحقق اهداف و سیاست های کلان سازمان
  2. جامعیت تصمیمات و مصوبات بر مبانی کارشناسی و نیز پیگیری اجرای مصوبات
  3. برگزاری نشست های مشترک با اشخاص حقیقی و دستگاه های مرتبط
  4. انتخاب اعضا در سمت های مختلف هیأت مدیره حسب قوانین و نیاز
  5. صیانت از تصمیمات اتخاذ شده جهت بهره برداری و ارزیابی عملکرد هیأت مدیره
  6. افزایش انگیزه و مسئولیت پذیری اعضا به منظور حضور فیزیکی منظم و بهره مندی هیأت مدیره از
    توانمندی های آنان
  7. اعمال نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت مدیره

ماده 3: نحوه تشکیل جلسات و تنظیم دستور کار

  1. تشکیل جلسات عادی حداقل ماهی یکبار بوده که ساعت و روز جلسات با تصویب اعضای هیأت مدیره در ابتدای دوره صورت می گیرد.
    تبصره : ملاک محاسبه غیبت اعضای هیات مدیره موضوع نظارت ماده 15 قانون سازمان صرفاً 12 جلسه در سال کاری و بر مبنای یک جلسه در ماه است .
  2. تشکیل جلسات فوق العاده با نظر هیأت رئیسه و یا درخواست یک سوم اعضای هیأت مدیره (به صورت کتبی) صورت می گیرد.
  3. در صورت تلاقی زمان جلسه با تعطیلات رسمی، جلسه به روزی  در هفته ی بعد موکول می گردد.
  4. محل تشکیل جلسات در محل سازمان نظام پزشکی خواهد بود مگر اینکه بنا به ضرورت و تصویب هیأت مدیره محل خاصی به صورت موردی مطرح گردد.
  5. حداقل 72 ساعت قبل از تشکیل جلسه عادی و 48 ساعت قبل از جلسه ی فوق العاده، تاریخ، ساعت، محل و دستور جلسه توسط دبیر به وسیله نامه ، پیامک ، فاکس و یا Email ، فضای مجازی و … (و پس از تصویب هیات مدیره )به کلیه اعضا اعلام می شود.
  6. دستور جلسات توسط  هیأت رئیسه تهیه و با امضاء دبیر به اعضا اعلام می شود.

تبصره 1: تنظیم دستور جلسه براساس پیشنهادات واصله از مبادی مربوطه از جمله اعضای هیأت مدیره، ریاست هیأت مدیره، هیأت رئیسه ، شورای هماهنگی استان و سایر دستگاههای مرتبط صورت می گیرد.

تبصره 2: دبیر هیأت مدیره موظف به ثبت پیشنهادهای مطروحه در صورت جلسه و نیز اعلام وصول پیشنهادهای دریافتی برای دستور جلسه است تا در موعد مقرر مطابق با این آئین نامه در جلسات آتی مطرح گردد.

  • کلیه مستندات حول محور دستور جلسه اعم از نتایج کارشناسی ، نظرات و پیشنهادات، مکاتبات اداری، آمار و کلیه موارد مرتبط که نیاز به تحلیل ، تفکر و ارائه نظر دارند، باید به عنوان ضمیمه دستور جلسه برای کلیه اعضا ارسال شود.
  • در صورت پیشنهاد کتبی حداقل یک دوم از اعضا هیأت مدیره حاضر در جلسه و تأیید اکثریت و یا طرح از طریق ریاست هیأت مدیره یا هیأت رئیسه مبنی بر ضرورت و فوریت موضوع ، این پیشنهاد به فوریت در همان جلسه مطرح خواهد شد.

تبصره : تعیین فوریت جهت طرح پیشنهادها به عنوان دستور جلسات هیأت مدیره به جز بند 8 بر عهده هیأت رئیسه خواهد بود، منوط بر اینکه شمول مرور زمان از اعتبار و اهمیت موضوع کسر ننماید.

  • اعضا می توانند مستندات خود را (اعم از حول محور دستور جلسه و یا خارج از دستور جلسه ) قبل از شروع جلسه به دبیر تحویل نمایند . توزیع مستندات در حین جلسه ، مستلزم موافقت هیأت رئیسه هیأت مدیره خواهد بود.

 


 ماده 4: نحوه گردش کار و اداره جلسات:

  1. مسئولیت ثبت و ضبط حداقل صوتی مذاکرات و مصوبات در جلسه بر عهده دبیر هیأت مدیره است. در صورت عدم حضور دبیر، مسئولیت وی بر عهده فردی خواهد بود که از طرف ریاست هیأت مدیره تعیین گردد.
  2. دبیر جلسه در ابتدای هر جلسه به مدت حداکثر 15 دقیقه گزارش چگونگی اجرای مصوبات جلسات قبل را اعلام می نماید و سپس مذاکرات پیش از دستور آغاز می گردد.

3. در بخش پیش از دستور، داوطلبین به ترتیب ثبت نام در سقف مشخص و مساوی به بیان دیدگاهها ، پیشنهادات، انتقادات و تذکرات خود می پردازند. سقف زمانی این بخش پانزده دقیقه و بنا به ضرورت و صلاحدید رئیس هیأت مدیره حداکثر پانزده دقیقه دیگر قابل افزایش است.

تبصره : حداکثر زمان صحبت برای اعضا ثبت نام شده پیش از دستور 3 دقیقه خواهد بود

4. پس از ورود به دستور جلسه موضوعات مورد بحث ، به تفکیک مطرح و در خصوص هر موضوع ، دو مخالف و دو موافق (ابتدا مخالف و سپس موافق) به نوبت نظرات خود را ابراز می دارند. در صورت عدم وجود مخالف موافقین نیز صحبت نخواهند کرد. کفایت ادامه مذاکرات با تشخیص رئیس جلسه بوده و بعد از آن رأی گیری انجام خواهد شد.

5. شیوه رأی گیری در جلسات به دو صورت علنی و مخفی (با برگه )است. در حالت معمولی رأی گیری به صورت علنی مگر در مواردی که موضوع صلاحیت و انتخاب افراد مطرح باشد و یا حداقل نیمی از اعضا حاضر و یا هیأت رئیسه تأکید بر نحوه خاصی از رأی گیری بنمایند.

6. کلیه مصوبات بعد از اتمام هر بند از دستورجلسه در همان جلسه توسط دبیر تنظیم ، مکتوب و قرائت می گردد. در انتهای جلسه کلیه حاضرین صورتجلسه را امضا می نمایند.

7. مصوبات جلسه حداکثر ظرف 48 ساعت باید توسط رئیس جلسه به کلیه اعضای هیات مدیره اطلاع رسانی شود.


 ماده 5: شیوه التزام به نظم و ارزیابی عملکرد:

  1. جلسات هیأت مدیره علنی است و در صورتی که یک سوم از اعضاء تقاضای محرمانه بودن بنمایند با تصویب اکثریت اعضای حاضر در جلسه غیرعلنی خواهد بود و در این صورت کلیه اعضا موظف به حفظ محرمانگی موضوعات و مطالب مطروحه در جلسه می باشند. در صورت عدم رعایت موارد فوق رئیس جلسه مکلف به تذکر به ایشان خواهد بود.
  2. رعایت حرمت و کرامت اشخاص حقیقی و حقوقی و نیز عدم پراکنده گویی یا خروج از محور دستور جلسه ضروری است و در غیر این صورت رئیس جلسه مکلف به تذکر و در صورت لزوم، قطع مذاکرات خواهد بود.
  1. اعضای هیأت رئیسه لازم است به منظور تسلط و نظارت کامل بر مقدمات جلسه ، قبل از تشکیل جلسه در جایگاه خویش حضور یابند.
  1. تشخیص تخطی از مفاد این آئین نامه با رئیس جلسه می باشد.
  2. در صورتی که هر یک از اعضا در طول یک سال در جلسات عادی مرتکب غیبت و یا عدم کفایت حضور گردد، به شرح ذیل در مورد وی رفتار شد:
  3. دو نوبت غیبت متوالی غیر موجه یا سه نوبت غیبت متناوب  غیر موجه، مستلزم تذکر شفاهی توسط هیأت رئیسه  است.
  4. سه نوبت غیبت متوالی غیر موجه یا چهار نوبت غیبت متناوب غیر موجه ، مستلزم تذکر کتبی توسط هیأت رئیسه است.
  5. در صورت پنج نوبت غیبت غیر موجه یا هشت نوبت غیبت اعم از غیر موجه و موجه از دوازده جلسه سالانه کاری ، موضوع پس از تصویب دوسوم اعضاء هیات مدیره شهرستان جهت تصویب  نهائی و  جایگزینی  فرد علی البدل به شورای عالی اعلام خواهد شد.

تبصره 1: حضور در جلسات همزمان  ارکان سازمان و کمیسیون ها  با هماهنگی قبلی غیبت محسوب نمی شود.

تبصره 2: موجه یا عدم موجه بودن غیبت با تشخیص هیأت رئیسه خواهد بود.

6. میزان تأخیر غیر موجه در ورود یا تعجیل غیر موجه در خروج در کلیه جلسات ثبت و براساس لیست تنظیمی به ازای هر 2ساعت یک جلسه غیبت غیر موجه محسوب می شود.
تبصره : در صورت اعتراض هر یک از اعضاء باید موضوع با ذکر دلایل و مستندات به هیات رئیسه  اعلام شود.

7. هر 6 ماه لیست حضور و غیاب اعضای هیأت مدیره توسط دبیر به طور کتبی به اطلاع ایشان خواهد رسید.

8. در پایان هر سال کاری و در انتهای دوره عملکرد هیأت مدیره، شاخص ها و ارقام قابل استخراج ، توسط دبیر تهیه و پس از تأیید هیأت رئیسه در اختیار اعضا هیأت مدیره قرار می گیرد. شاخص های مورد نظر به پیشنهاد هر یک از اعضاء و تصویب هیأت مدیره تعیین می گردند.


ماده 6: نحوه پیگیری و اجرای مصوبات:

  1. مسئولیت اجرای مصوبات هیأت مدیره با رئیس هیأت مدیره نظام پزشکی است.
  2. دبیر موظف به پیگیری چگونگی نتایج اجرای مصوبات و گزارش آن به هیأت مدیره است.

ماده 7: شیوه گزارش دهی جلسات:

  1. گزارش جلسات و مصاحبه و اعلام مواضع رسمی هیأت مدیره صرفاً از طریق رئیس هیأت مدیره یا فرد منتخب ایشان امکان پذیر است. بدیهی است سایر اعضا هیأت مدیره در اعلام نظرات شخصی آزاد هستند.
    تبصره : درج گزارشات هر یک از اعضا هیأت مدیره در خصوص جلسات برای نشریات با هماهنگی روابط عمومی و تأیید هیأت رئیسه یا هیأت مدیره صورت خواهد پذیرفت.

 

این آئین نامه در 7 ماده و 39بند و12 تبصره در تاریخ 6/10/97 به تصویب شورای عالی نظام پزشکی رسید. (تبصره ذیل بند 2 ماده یک ،به مصوبه مورخ 20/2/97 اضافه گردید)